Testphase, Abo & Konto
Wie wechsle ich von der Testphase in die kostenpflichtige Version?
Sie müssen nichts beantragen. Die Testphase endet automatisch – das Enddatum sehen Sie während der Testphase im Kopfbereich der Anwendung.
Bei der ersten Anmeldung nach Ablauf werden Sie automatisch zur Bestellseite weitergeleitet. Dort wählen Sie Ihre Module und sehen die Preise. Alle Daten aus der Testphase bleiben erhalten – Sie können also schon während des Tests mit echten Daten arbeiten.
Warum muss ich mindestens drei Module buchen?
Für die kostenpflichtige Nutzung sind mindestens drei kostenpflichtige Module erforderlich; kostenlose Module zählen dabei nicht mit. Wer eigentlich nur die E/A-Buchhaltung braucht, kann zwei der günstigsten Module (ab ca. 1 € pro Monat, z. B. Planrechnung oder To-do-Liste) dazunehmen.
Die aktuelle Preisliste finden Sie unter foxyoffice.eu/preise.
Wie buche ich Module dazu oder storniere einzelne Module?
Das erledigen Sie selbst unter Benutzer & System → Mein Konto → Meine Module.
- Es müssen immer mindestens drei Module aktiv bleiben.
- Ein storniertes Modul bleibt noch eine Zeit lang nutzbar und wird dann deaktiviert. Ihre Daten darin werden nicht gelöscht – buchen Sie das Modul später wieder, ist alles noch da.
Kann ich die Testphase verlängern oder ein Modul nachträglich testen?
Für bereits kostenpflichtige Konten ist kein erneuter Test möglich. Alternativen:
- Ein Modul einfach für einen Monat buchen und bei Nichtgefallen wieder stornieren.
- Mit einer zweiten E-Mail-Adresse einen neuen, kostenlosen Testzugang registrieren.
Wie kündige ich FoxyOffice?
Einzelne Module stornieren Sie selbst (siehe oben). Für die Kündigung des gesamten Vertrags schicken Sie bitte eine schriftliche Kündigung per E-Mail an den Support – mit Firmenname, Instanz-Adresse und gewünschtem Kündigungstermin.
- Die Kündigung ist monatlich möglich, mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende.
- Der letzte Tag des Vertrags ist auch der letzte Tag, an dem Sie sich anmelden können.
- Weil monatlich im Nachhinein abgerechnet wird, erhalten Sie danach noch eine letzte Rechnung.
- Geben Sie an, ob Ihre Daten nach Vertragsende gelöscht werden sollen – sonst bleiben sie für eine spätere Reaktivierung erhalten.
- Vorher sichern: siehe „Wie sichere ich meine Daten?“.
Wie sichere ich meine Daten (Backup)?
Unter Benutzer & System → Datensicherung / Wiederherstellung laden Sie Ihre komplette Datenbank als SQL-Datei herunter (unverschlüsselt).
Ein selbstständiges Zurückspielen ist nicht möglich. Wenn Sie Daten aus einem Backup wiederherstellen müssen, schicken Sie die Datei an den Support und beschreiben Sie, welche Daten betroffen sind.
Wie lösche ich alle Testdaten und fange von vorne an?
- Benutzer & System → Einstellungen öffnen
- Reiter „Daten zurücksetzen“ wählen
- Passwort eingeben und „Alle meine Daten zurücksetzen“ bestätigen
Nach etwa drei Minuten ist die Instanz auf Werkseinstellungen zurückgesetzt. Erhalten bleiben nur die Benutzereinstellungen – alle Buchungen, Rechnungen usw. werden gelöscht.
Ich kann mich nicht anmelden – was tun?
Die häufigste Ursache: Es wird nicht der persönliche Zugangslink der eigenen Instanz verwendet (z. B. die Demo-Seite oder ein alter Lesezeichen-Link, etwa auf einem neuen Gerät). Den richtigen Link finden Sie in Ihrer Willkommens-Mail; er hat die Form https://<instanzname>.foxyoffice.eu/ bzw. https://mars.foxyoffice.eu/<instanzname>/.
- Passwort vergessen? Auf Ihrer Anmeldeseite „Passwort vergessen“ verwenden und genau die E-Mail-Adresse angeben, die beim Benutzer hinterlegt ist.
- Kommt keine Mail an, bitte auch den Spam-Ordner prüfen.
- Nach der Anmeldung mit dem neuen Passwort können Sie es in Ihren Benutzerdaten wieder ändern.
Wie ändere ich meine E-Mail-Adresse oder mein Passwort?
Klicken Sie rechts oben auf Ihren Benutzernamen bzw. Ihre E-Mail-Adresse. Unter „Meine Daten“ ändern Sie die Einstellungen des angemeldeten Benutzers, z. B. E-Mail-Adresse, Passwort und Sprache.
Wie ändere ich Firmenname oder Adresse – auch für meine FoxyOffice-Rechnungen?
Ändern Sie Ihre Unternehmensdaten selbst unter Benutzer & System → Einstellungen. Die Angaben werden auch für Ihre eigenen Rechnungen (Fakturierung) und für die Abrechnung durch FoxyOffice übernommen. Ihre Zugangsdaten ändern sich dadurch nicht.
Wo finde ich die Rechnungen, die FoxyOffice mir stellt?
Unter Benutzer & System → Mein Konto → Rechnungen sehen Sie alle Rechnungen und offenen Beträge und können sie als PDF öffnen. Die Rechnungen werden außerdem an die in den Einstellungen hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt – bitte bei Bedarf auch den Spam-Ordner prüfen.
Wie lege ich weitere Benutzer an, z. B. für meinen Steuerberater?
Unter Benutzer & System → Benutzer legen Sie neue Benutzer an und berechtigen sie nur für die Module, die sie brauchen (meist E/A-Buchhaltung und ggf. Fakturierung). Das Passwort vergeben Sie selbst und geben es weiter.
Hinweis: Ein Benutzer mit Zugriff auf ein Modul hat dort vollen Zugriff – eine reine Leseberechtigung gibt es nicht. Als Administrator können Sie Benutzer jederzeit deaktivieren, löschen oder anders berechtigen.
Kann ich mehrere Firmen in einem Konto verwalten?
Nein. Eine FoxyOffice-Instanz ist für ein Unternehmen gedacht. Für jede weitere Firma registrieren Sie eine eigene Instanz (mit eigener E-Mail-Adresse und eigenem Zugangslink); sie wird separat abgerechnet.
Brauchen Sie nur gelegentlich Rechnungen mit anderem Absender, können Sie alternativ Absenderdaten und Briefpapier vor dem Erstellen der Rechnung anpassen.
Gibt es telefonischen Support oder eine Produktvorführung?
Nein. Als Low-Cost-Plattform bietet FoxyOffice Support ausschließlich über das Ticketsystem. Eine persönliche Vorführung gibt es nicht – stattdessen können Sie FoxyOffice 30 Tage kostenlos mit allen Modulen testen: foxyoffice.eu/registrierung.
Tipp für schnelle Hilfe: Geben Sie im Ticket immer Ihre Instanz-Adresse an und hängen Sie bei Problemen einen Screenshot an.
Rechnungen & Angebote (Fakturierung)
Wie füge ich mein Logo oder Briefpapier zur Rechnung hinzu?
- Logo: Unter Benutzer & System → Einstellungen hochladen – es wird automatisch im Briefkopf von Rechnungen und Angeboten verwendet. Die Breite stellen Sie unter Fakturierung → Einstellungen ein.
- Briefpapier / Hintergrundbild: Unter Fakturierung → Einstellungen → Hintergrundbilder. So lassen sich auch Logo-Position, Signatur oder Farbbalken frei gestalten.
Wichtig für das Hintergrundbild:
- Nur JPG oder PNG – PDF-Dateien werden abgelehnt („Ungültiges Dateiformat“).
- Für eine scharfe Ausgabe A4 mit 2480 × 3508 Pixel bei 300 dpi verwenden.
Wie passe ich das Layout der Rechnung an (Ränder, Kopf- und Fußzeile, Schrift)?
Unter Fakturierung → Einstellungen finden Sie die Reiter Formatierung (Höhe von Kopf- und Fußzeile in mm, Schriftart, Tabellen) und Hintergrundbilder. Die Texte (Überschrift, Kopf- und Fußzeile, Einleitung) bearbeiten Sie unter Fakturierung → Einstellungen und Fakturierung → Texte.
- Rutscht der Text auf Seite 2 in den Briefkopf oder über die Fußzeile, die Höhe der Kopf- bzw. Fußzeile erhöhen.
- Es gibt eine Rechnungsvorlage; ein freier Report-Designer, Bilder in Positionen oder ein zweites Layout sind nicht vorgesehen.
Wie bekomme ich Rechnungsnummer und Datum rechtsbündig oder anders formatiert?
Das Feld „Rechnung Überschrift“ unter Fakturierung → Einstellungen ist ein HTML-Feld. Damit lassen sich Ausrichtung, Größe, Fettdruck und Zeilenumbrüche steuern. Beispiel für rechtsbündig, nicht fett, untereinander:
<p style="text-align: right; font-weight: normal;">Rechnung [invoiceNumber]<br>Datum: [invoiceDate]</p>Im selben Feld können Sie auch das Wort „Rechnung“ ersetzen, z. B. durch „Gutschrift“ oder „Stornorechnung“.
Wie drucke ich das Liefer- bzw. Leistungsdatum auf die Rechnung?
Verwenden Sie den Platzhalter [deliveryDate] in einem Textbaustein der Fakturierung, z. B. im Einleitungstext, im Text nach den Positionen oder in der Rechnungsüberschrift:
Leistungsdatum: [deliveryDate]Beim Erstellen des PDFs wird der Platzhalter durch das Datum der Rechnung ersetzt. Hinterlegen Sie den Text als Standard-Baustein, steht das Datum auf jeder neuen Rechnung – tragen Sie es dann aber bei jeder Rechnung ein, sonst erscheint „nicht definiert“.
Einen Leistungszeitraum geben Sie am einfachsten direkt im Positionstext an.
Welche Platzhalter kann ich in Textbausteinen verwenden?
In den Textbausteinen der Fakturierung stehen u. a. zur Verfügung:
[invoiceNumber]– Rechnungsnummer[invoiceDate]– Rechnungsdatum[deliveryDate]– Liefer-/Leistungsdatum[paymentTargetDate]– Zahlungsziel[invoiceSum]– Rechnungssumme
Eine automatische Skonto-Berechnung im Text gibt es nicht.
Wie lege ich einen Nummernkreis für das neue Jahr an?
- Fakturierung → Nummernkreise öffnen
- Aktion „Neuen Nummernkreis hinzufügen“ wählen
- Titel (z. B. „Rechnungen 2027“) und Präfix (z. B. „2027“) eintragen; unter „Nummer Format“ legen Sie die Anzahl der Stellen fest
- Speichern
Damit der neue Kreis automatisch verwendet wird: unter Fakturierung → Einstellungen im Feld „Standard Nummernkreis Rechnung“ (bzw. Angebot) auswählen. Der vorinstallierte Nummernkreis „2014“ kann ebenfalls einfach umbenannt werden.
Ein automatisch wechselndes Monatsformat (z. B. 2026/10/001) gibt es nicht – dafür wäre je Monat ein eigener Nummernkreis nötig.
Wie erstelle ich eine Gutschrift?
Eine eigene Gutschrift-Funktion gibt es nicht. So bilden Sie sie ab:
- Neue Rechnung erstellen (oder eine bestehende kopieren)
- Eine Position mit negativem Vorzeichen (z. B. Anzahl „-1“) und Text „Gutschrift“ hinzufügen
- Bei Bedarf die Überschrift in „Gutschrift“ ändern (Feld „Rechnung Überschrift“)
Für die Verbuchung in der E/A-Buchhaltung siehe auch die Hilfeseite zu Gutschriften.
Ich habe eine Rechnung versehentlich storniert – wie mache ich das rückgängig?
Eine Stornierung lässt sich nicht direkt aufheben. Markieren Sie die stornierte Rechnung und verwenden Sie die Aktion „Neue Rechnung aus bestehender Rechnung erstellen“. Sie erhalten eine Kopie und müssen höchstens noch die Nummer anpassen.
Muss die Originalnummer unbedingt erhalten bleiben, melden Sie sich mit der Rechnungsnummer beim Support.
Kann ich eine bereits erstellte Rechnung noch ändern?
Ja. Über die Schaltfläche „Bearbeiten“ in der Rechnungsliste öffnen Sie das Formular und können einzelne Positionen korrigieren, ohne die ganze Rechnung zu stornieren. Eine Vorschau vor dem ersten Speichern gibt es nicht – speichern Sie also und korrigieren Sie bei Bedarf.
Wie weise ich Anzahlung, Skonto oder Rabatt aus?
- Rabatt: je Position oder als Gesamtrabatt in % möglich.
- Anzahlung: als eigene Position mit negativem Betrag eintragen (netto + USt).
- Skonto: als Position am Ende mit negativem Betrag, ohne Steuer, Text „Skonto“ – oder als Hinweis im Textbaustein mit
[paymentTargetDate]und[invoiceSum].
Wie wird aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung oder ein Lieferschein?
- Auftragsbestätigung: Angebotsstatus auf „Akzeptiert“ setzen. Danach erscheint ein zweites PDF-Symbol für die Auftragsbestätigung. Den Text davor bearbeiten Sie im Angebot, Titel und Dateiname in den Einstellungen. Sie hat keinen eigenen Nummernkreis.
- Rechnung: In Fakturierung → Angebote über die Schaltflächen in der Spalte „Aktionen“ das Angebot in eine Rechnung übernehmen.
- Lieferschein: In der Rechnungsliste in der Spalte „Aktionen“ als PDF erzeugen.
Wie richte ich wiederkehrende (z. B. monatliche) Rechnungen ein?
Verwenden Sie in der Fakturierung „Wiederkehrende Rechnungen“. Sie füllen dieselben Felder aus wie bei einer normalen Rechnung und legen zusätzlich ein Intervall fest – „1“ bedeutet monatlich.
Fällige Rechnungen erzeugen Sie in der Übersicht mit „Alle anstehenden Rechnungen generieren“.
Kann ich Rechnungen auf Englisch erstellen?
Ja. Alle Texte für Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und die zugehörigen E-Mails passen Sie unter Fakturierung → Texte und Fakturierung → Einstellungen an – also auch die Sprache.
Die Oberfläche selbst stellen Sie je Benutzer unter Benutzer & System → Benutzer auf Englisch um.
Wie ändere ich den E-Mail-Text beim Rechnungsversand?
Unter Fakturierung → Einstellungen im Bereich „Einstellungen für Rechnung senden“.
Wo trage ich meine Bankdaten für Rechnung und QR-Code ein?
In den Einstellungen der Fakturierung (Fakturierung → Einstellungen): Empfängername, IBAN und BIC. Dort lässt sich auch einstellen, dass die Rechnungsnummer automatisch als Zahlungsreferenz im QR-Code steht. Details: Hilfe – Einstellungen Rechnungsprogramm.
Hinweis zum QR-Code: Es handelt sich um den österreichischen Standard für Zahlscheine (EPC-QR-Code). Er muss mit der Banking-App gescannt werden – die normale Kamera-App zeigt nur den Rohinhalt an.
Wie arbeite ich mit Artikeln und wie kommt die Artikelnummer auf die Rechnung?
In der Fakturierung können Sie Artikel und Artikelsets mit Preis und Positionstext vordefinieren und beim Erstellen von Rechnungen und Angeboten übernehmen. Eine eigene Spalte für die Artikelnummer gibt es nicht – tragen Sie sie am besten im Feld „Text“ des Artikels mit ein, dann erscheint sie in der Position.
Den Standard-Steuersatz hinterlegen Sie direkt beim Artikel. Ein Massen-Import von Artikeln oder eine Lagerverwaltung ist nicht vorgesehen.
Wie stelle ich eine Rechnung an den Bund (E-Rechnung)?
Erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt als PDF, versenden Sie sie aber nicht per Mail. Laden Sie das PDF stattdessen im Unternehmensserviceportal (USP) hoch und füllen Sie dort die zusätzlich verlangten Rechnungsdetails aus.
Wie hänge ich Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder andere Dateien an?
Dafür gibt es das Modul „Korrespondenzen“. Damit binden Sie an fast jedes Objekt (Rechnung, Buchung, Fahrtenbuch-Eintrag, Kunde …) beliebig viele Notizen oder Dateien (PDF, JPG …):
- Objekt öffnen, z. B. die Buchung oder Rechnung
- Reiter „Korrespondenzen“ wählen
- Korrespondenz vom Typ „Datei“ hinzufügen und hochladen
In der Buchungsliste erkennen Sie Einträge mit Anhang am Karton-Symbol. Mehr dazu: Funktionsbeschreibung Korrespondenzen.
Wie sortiere ich Rechnungen (neueste zuerst)?
Klicken Sie in der Liste auf den Spaltentitel, z. B. „Datum“. Jeder Klick kehrt die Sortierung um; ein kleines Dreieck neben dem Titel zeigt die Richtung an. Das funktioniert in allen Listen, auch bei Zeitaufzeichnungen.
E/A-Buchhaltung
Wie erfasse ich Anfangsbestände (Bank, Kassa) bzw. den Saldovortrag?
Buchen Sie den Anfangsbestand einfach auf das jeweilige Konto:
- Neue Buchung als Einnahme (positiver Bestand) bzw. Ausgabe (negativer Bestand) auf das Bank- oder Kassakonto anlegen
- Als Text z. B. „Anfangsbestand Bank“ eintragen
- „Keine Relevanz für Steuer“ anhaken – sonst fließt der Betrag in die UVA ein
Wie passe ich den Kontenplan an und lege neue Konten an?
Unter E/A-Buchhaltung → Kontenplan fügen Sie neue Konten mit eigener Nummer hinzu und können bestehende umbenennen. Die Nummern der Standardkonten selbst sind nicht änderbar – dort lassen sich Name und Standard-Steuersatz anpassen.
- Pro Konto können Sie auch die E1a-Kennzahl hinterlegen, damit die Jahreszusammenfassung automatisch befüllt wird.
- Den Kontenplan exportieren Sie unter E/A-Buchhaltung → Export (Auswahl „Konto“).
Meine neu angelegten Konten erscheinen nicht bei Buchungen oder in Berichten – warum?
Wahrscheinlich sind sie ausgeblendet. In der Übersicht des Kontenplans hat jedes Konto eine Sichtbarkeits-Schaltfläche. Steht dort „Anzeigen“, ist das Konto derzeit unsichtbar – ein Klick darauf blendet es ein.
Kann ich Bankauszüge oder Buchungen aus Excel/CSV importieren?
Eine direkte Bankanbindung gibt es nicht, aber einen Import: E/A-Buchhaltung → Import, Typ „Buchungen“ (auch „Anlagen“ möglich). Dort finden Sie eine Vorlage-Datei und eine Beschreibung aller Spalten.
- Übernehmen Sie die Daten Ihres Kontoauszugs in diese Vorlage – der Bank-Export selbst wird nicht direkt erkannt.
- Pflichtfelder sind u. a. „Positionsbetrag“ und „PositionsSteuer (%)“; die Spalten „Relevant“, „Verbucht“ und „Steuerberater“ müssen
0oder1enthalten. - Mit
Verbucht = 0bleiben die importierten Buchungen offen und lassen sich danach noch ändern oder löschen. - Vorher prüfen, ob alle benötigten Konten und Zahlungsarten in FoxyOffice angelegt sind.
Wie verbuche ich eine Rechnung mit mehreren Steuersätzen?
Mit einer Split-Buchung: Die Schaltfläche befindet sich rechts neben dem Feld „Betrag (netto)“. Jede Zeile bekommt ihren eigenen Betrag und Steuersatz.
Wie buche ich Privatanteile, Eigenverbrauch oder steuerneutrale Beträge?
- Privatanteil / Eigenverbrauch: Bei der Buchung im Feld „Privatanteil“ den Prozentsatz angeben. FoxyOffice erzeugt dann automatisch zwei getrennte Buchungen.
- Ohne Steuerwirkung (z. B. Darlehen, Einlagen, steuerfreie Förderungen): „Keine Relevanz für Steuer / Privatentnahme“ anhaken – Betrag und Steuer werden dann nicht in die UVA übernommen.
Die steuerliche Beurteilung im Einzelfall klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Ich bin Kleinunternehmer – was muss ich einstellen?
Aktivieren Sie unter Benutzer & System → Einstellungen die Option „Kleinunternehmer“. Siehe auch die Hilfe zu den Systemeinstellungen.
Wechsel aus der Kleinunternehmerregelung: Häkchen entfernen. Sind bereits Buchungen verbucht, die angepasst werden müssen, kann der Support sie wieder auf „nicht verbucht“ setzen.
Wie verbuche ich Reverse Charge, innergemeinschaftliche Umsätze oder Drittland-Geschäfte?
Wählen Sie bei der Buchung unter „Normale Buchung oder Spezialfall?“ die passende Buchungsart und beachten Sie die Hinweise in der Info-Box darunter:
- Eingangsrechnung aus dem EU-Ausland ohne USt: „IG – Innergemeinschaftlicher Erwerb“
- Leistung/Lieferung an EU-Unternehmen: „IG – Innergemeinschaftliche Lieferung – Dienstleistung“ bzw. „– Ware“ (erscheint in der Zusammenfassenden Meldung)
- Kunde außerhalb der EU (z. B. USA): Kunde mit Land anlegen, UID leer lassen; Buchungsart „Dienstleistung in Drittland / Reverse Charge“ bzw. bei Waren „Lieferung in Drittland / Steuerfrei“
Für die Kunden-UID ist das Modul Adressverwaltung nötig. Details: Hilfe – Spezialbuchungen. Bitte im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.
Wie bilde ich die Differenzbesteuerung ab?
Mit einer Buchung mit zwei Belegzeilen:
- Zeile 1: Einkaufssumme mit 0 % USt
- Zeile 2: Differenzbetrag mit dem jeweiligen Steuersatz (z. B. 20 %)
Welche Steuersätze gibt es – und was mache ich bei ausländischen Sätzen (z. B. 19 %)?
- Fakturierung: Steuersätze können bei der Rechnungserstellung frei festgelegt werden.
- E/A-Buchhaltung: Die Sätze sind fest vorgegeben (0, 10, 12, 13 und 20 %) und können nicht selbst erweitert werden.
Für Belege mit fremden Steuersätzen (z. B. deutsche Tankrechnung) kann der Spezialfall „Geschäftsessen“ helfen, weil dort der Steuerbetrag manuell eingegeben wird. Bitte die Korrektheit mit der Steuerberatung klären. Eine OSS-Meldung kann FoxyOffice nicht erstellen.
Wie zeige ich nur nicht verbuchte Buchungen oder alle Buchungen auf einer Seite an?
Über die Aktion „Filter“ rechts oben in der Buchungsliste:
- Im Feld „Einträge filtern“ die Option „Nicht verbuchte Einträge“ wählen.
- Sobald ein Filter gesetzt ist (z. B. ein Zeitraum), werden alle Treffer ohne Seitenumbruch in einer Liste angezeigt.
Ich habe Buchungen versehentlich verbucht oder storniert – geht das rückgängig?
Selbst nicht, aber der Support kann verbuchte Buchungen wieder auf „nicht verbucht“ setzen bzw. stornierte wiederherstellen. Schicken Sie dazu ein Ticket mit dem Zeitraum oder den betroffenen Buchungsnummern.
Wo sehe ich Gewinn/Verlust, Saldo und Auswertungen?
- Übersicht: Der Hauptmenüpunkt E/A-Buchhaltung zeigt Einnahmen, Ausgaben, Gewinn sowie Umsatz- und Vorsteuer. Den Zeitraum (z. B. ein ganzes Jahr) wählen Sie im Kopfbereich.
- Berichte: Unter E/A-Buchhaltung → Berichte erstellen und drucken Sie weitere Auswertungen, z. B. „Kategorien summiert“ oder „Konten mit Buchungen“.
- Für eigene Auswertungen (Monatsmatrix, Jahresvergleich) die Buchungen exportieren und in Excel weiterverarbeiten.
FoxyOffice ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Bilanz und doppelte Buchhaltung sind nicht möglich.
Wo trage ich meine Steuernummer ein (9-stellig)?
- E/A-Buchhaltung → Einstellungen öffnen
- Zuständiges Finanzamt auswählen
- Die ersten beiden Ziffern der Steuernummer (Finanzamtsnummer) unter „Team (Referat)“ eintragen
- Die restlichen sieben Ziffern ohne Schrägstrich unter „Steuernummer“ eintragen
Steuererklärungen & Steuerberater
Wie stelle ich die UVA auf monatlich oder quartalsweise um?
In den E/A-Buchhaltung → Einstellungen das Intervall auf „Monat“ bzw. „Quartal“ setzen und speichern.
Wie übermittle ich die UVA an FinanzOnline?
Eine direkte Schnittstelle gibt es nicht, aber einen passenden Export:
- E/A-Buchhaltung → Steuererklärungen → U30 USt-Voranmeldung öffnen
- Die Aktion „FinanzOnline“ erzeugt eine XML-Datei
- Diese Datei in FinanzOnline hochladen
Welche Steuererklärungen erstellt FoxyOffice und wo finde ich das Vorsteuerjournal?
Alle Steuererklärungen finden Sie unter E/A-Buchhaltung → Steuererklärungen: U30 (UVA), U1 (Jahreserklärung), E1a (Jahreszusammenfassung) und ZM (Zusammenfassende Meldung). Weitere Auswertungen liegen unter „Berichte“.
Einzelne Kennzahlen, die nicht automatisch befüllt werden, können Sie nach dem Erstellen über „Bearbeiten“ manuell ergänzen.
Wie entferne ich die Kennzahl „ARE“ aus der UVA-XML?
Die Kennzahl ist fest hinterlegt. Weil die XML-Datei eine einfache Textdatei ist, können Sie den Wert aber vor dem Hochladen mit einem Texteditor (z. B. Notepad) ändern.
Wie gebe ich meine Daten an den Steuerberater weiter?
Es gibt mehrere Wege:
- „Steuerberater fragen“: In der Buchungsliste einzelne Buchungen markieren. Sie erscheinen gesammelt im gleichnamigen Bericht, der sich drucken lässt.
- Exporte: Unter E/A-Buchhaltung → Export stehen Buchungsexporte im BMD- und BAO-Format (CSV) bereit; außerdem der Kontenplan. Die Steuererklärungen lassen sich ebenfalls exportieren.
- Eigener Zugang: Einen Benutzer für die Steuerberatung anlegen und nur für die E/A-Buchhaltung berechtigen (siehe Abschnitt Konto).
Einen speziellen Export für RZL oder DATEV gibt es nicht.
Fahrtenbuch, Zeiterfassung, Adressen & E-Mail
Wie lege ich im Fahrtenbuch mehrere Fahrzeuge an oder starte mit neuem Kilometerstand?
Unter Fahrtenbuch → Fahrzeuge legen Sie beliebig viele Fahrzeuge an und bestimmen ein Standardfahrzeug. Für ein neues Auto mit niedrigerem Kilometerstand: Fahrzeug anlegen, als Standard festlegen und beim ersten Eintrag den Kilometerstand manuell eintragen – danach wird er fortgeführt.
Wird kein Kilometergeld verrechnet, setzen Sie es am Fahrzeug oder im einzelnen Eintrag auf „0“. Die Diätenberechnung ist nur ein Richtwert und nicht konfigurierbar.
Warum kann ich bei Projekten (Zeiterfassung) oder im CRM kein Unternehmen auswählen?
Unternehmen und Kunden kommen aus dem Modul Adressverwaltung. Ist es gebucht, legen Sie die Firmen unter Adressverwaltung → Kunden / Lieferanten an und können sie danach in Projekten und im CRM zuordnen. Ohne dieses Modul wird das Feld nicht angezeigt.
Wie vergebe ich eigene Kundennummern?
Die interne Kunden-ID vergibt das System automatisch. Die Kundennummer können Sie dagegen in der Adressverwaltung selbst bearbeiten. Tipp: Weil es sich um ein Textfeld handelt, mit Präfix und führenden Nullen arbeiten (z. B. „K-0010“), damit die Sortierung stimmt.
Wie exportiere ich Kontakte in mein E-Mail-Programm?
Im Untermenü „Kontakte“ in der Aktionsliste „Als vCard exportieren“ wählen und mit „OK“ bestätigen. Die vCard-Datei importieren Sie dann in Ihr E-Mail-Programm.
Kann ich einen eigenen Mailserver für den Versand verwenden?
Ja, unter Benutzer & System → Einstellungen lässt sich ein eigener Mailserver (SMTP) einrichten; ab Version 3.0 auch mit OAuth. Der Support hilft allerdings nicht bei der Konfiguration fremder Mailanbieter. Klappt der Versand nicht, stellen Sie in den Einstellungen wieder auf den Standard-Mailversand von FoxyOffice um.
OAuth-Button fehlt? OAuth-Daten eintragen und speichern. Erscheint der Button „OAuth Login“ nicht, den Provider kurz umstellen, speichern, den ursprünglichen Provider wieder wählen und erneut speichern.
Funktionsumfang – was geht (noch) nicht?
Gibt es eine direkte Bankanbindung?
Nein, eine Schnittstelle zu Banken (oder PayPal) ist nicht vorhanden. Buchungen erfassen Sie manuell oder über den CSV-Import (siehe E/A-Buchhaltung).
Gibt es eine App oder einen Beleg-Scanner?
Die Weboberfläche ist für Smartphone und Tablet optimiert. Belege können Sie über das Modul „Korrespondenzen“ als Datei anhängen.
Kann FoxyOffice doppelte Buchhaltung oder eine Bilanz?
Nein. FoxyOffice ist für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gebaut. Für den Jahresabschluss stehen Berichte und Steuererklärungen der E/A-Buchhaltung zur Verfügung.
Ist FoxyOffice auch außerhalb Österreichs nutzbar?
Die E/A-Buchhaltung ist auf österreichische Vorgaben ausgelegt (Steuersätze, UVA, FinanzOnline). Fakturierung, To-do-Liste und Zeiterfassung sind länderunabhängig nutzbar. OSS-Rechnungen und deutsche Umsatzsteuervoranmeldungen werden nicht unterstützt.
Gibt es eine Schnittstelle (API) für andere Programme?
Ja. Über die FoxyOffice-API lassen sich z. B. Rechnungen anlegen (addInvoice), auslesen (getInvoice) oder nach Datum suchen (searchInvoicesByDate). Dokumentation: foxyoffice.eu/hilfe/foxyoffice-api.
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